Archivo, comparecencia y documentos

El mapa del tema

El bloque regula el archivo electrónico (17), colaboración y comparecencia (18-19), responsabilidad y obligación de resolver (20-21), suspensión y ampliación de plazos (22-23), silencio administrativo en procedimientos a solicitud u oficio (24-25), y la emisión, copia y aportación de documentos administrativos (26-28), formando el régimen documental y temporal del procedimiento. (art. 21)

Archivo electrónico único obligatorio

Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados, conforme a la normativa reguladora aplicable, garantizando su disponibilidad y organización sistemática para futuras consultas administrativas. (art. 17)

Los medios o soportes de almacenamiento de documentos deben contar con medidas de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad, garantizando integridad, autenticidad, confidencialidad y el control de accesos de los usuarios que consulten dichos documentos. (art. 17)

Deber de colaboración con límites

Las personas deben facilitar a la Administración informes, inspecciones y actos de investigación necesarios para el ejercicio de sus competencias, salvo que la revelación atente contra el honor o la intimidad personal o familiar del afectado. (art. 18)

Los interesados en un procedimiento que conocen datos que permiten identificar a otros interesados no comparecidos tienen el deber legal de proporcionar dicha información a la Administración actuante para garantizar su intervención. (art. 18)

Carácter excepcional de la comparecencia obligatoria

La comparecencia de las personas ante oficinas públicas, presencial o electrónica, únicamente será obligatoria cuando exista previsión expresa en una norma con rango de ley, protegiendo así a los ciudadanos frente a exigencias administrativas discrecionales. (art. 19)

Cuando proceda la comparecencia, la citación debe hacer constar expresamente lugar, fecha, hora, medios disponibles y objeto de la comparecencia, así como los efectos derivados de no atenderla, informando plenamente al citado. (art. 19)

Responsabilidad directa en la tramitación

Los titulares de unidades administrativas y el personal encargado de la resolución de asuntos son responsables directos de su tramitación, debiendo remover obstáculos que impidan o retrasen el ejercicio de los derechos de los interesados. (art. 20)

Los interesados tienen la facultad de solicitar que se exija responsabilidad a la Administración Pública de la que dependa el personal responsable de anomalías o retrasos en la tramitación del procedimiento. (art. 20)

Obligación general de dictar resolución expresa

La Administración está obligada a dictar resolución expresa y notificarla en todos los procedimientos, sea cual sea su forma de iniciación, salvo en supuestos de terminación por pacto o mera declaración responsable. (art. 21)

El plazo máximo para notificar la resolución expresa es el fijado por la norma reguladora del procedimiento, sin poder exceder de seis meses salvo que una norma con rango de ley establezca otro mayor. (art. 21)

Suspensión por subsanación de deficiencias

El plazo máximo para resolver se suspende cuando deba requerirse al interesado la subsanación de deficiencias o aportación de documentos, contándose desde la definitivo en vía administrativa, los recur">notificación del requerimiento hasta su cumplimiento efectivo o el plazo concedido. (art. 22)

La suspensión del plazo por solicitud de informes preceptivos a otro órgano no podrá exceder de tres meses en ningún caso, y si no se recibe el informe en dicho plazo, el procedimiento continúa su tramitación. (art. 22)

Ampliación motivada del plazo de resolución

Excepcionalmente, cuando se hayan agotado los medios disponibles, el órgano competente puede acordar de forma motivada la ampliación del plazo máximo de resolución y notificación, sin que pueda superar el plazo establecido para tramitar el procedimiento. (art. 23)

El acuerdo que resuelve sobre la ampliación de plazos debe notificarse a los interesados, pero contra dicho acuerdo no cabe interponer recurso alguno, quedando así excluido de impugnación autónoma. (art. 23)

Efecto estimatorio general del silencio

En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, el vencimiento del plazo máximo sin resolución expresa legitima al interesado a entender estimada su solicitud por silencio administrativo, salvo excepción legal expresa. (art. 24)

La estimación por silencio administrativo tiene, a todos los efectos, la consideración de acto administrativo finalizador del procedimiento, con la misma eficacia que una resolución expresa dictada por el órgano competente. (art. 24)

Persistencia de la obligación de resolver de oficio

En procedimientos iniciados de oficio, el vencimiento del plazo máximo sin resolución expresa no exime a la Administración de la obligación legal de resolver, produciendo efectos distintos según se trate de derechos o de potestades de gravamen. (art. 25)

Cuando el procedimiento se hubiera paralizado por causa imputable al interesado, se interrumpe el cómputo del plazo para resolver y notificar la resolución, evitando que dicha demora recaiga sobre la Administración. (art. 25)

Forma electrónica de emisión de documentos

Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito a través de medios electrónicos, salvo que la naturaleza del documento exija otra forma más adecuada de expresión y constancia formal. (art. 26)

No requerirán firma electrónica los documentos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo o que no formen parte de un expediente administrativo, debiendo identificarse siempre su origen. (art. 26)

Validez interadministrativa de las copias auténticas

Las copias auténticas de documentos públicos o privados realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones, facilitando así la interoperabilidad documental entre distintos órganos administrativos competentes. (art. 27)

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que se garantice la identidad del órgano que las expide y de su contenido íntegro. (art. 27)

Derecho a no aportar documentos ya obrantes

Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración, salvo oposición expresa en ciertos casos. (art. 28)

Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca expresamente lo contrario para ese procedimiento concreto. (art. 28)

Trampas de examen

• Aunque la regla general del silencio en procedimientos a solicitud es estimatoria, existen excepciones expresas como el derecho de petición, procedimientos de deber de la Administración de indemnizar los daños que cause a los particulares el funcionamiento normal o anormal de los servicios públicos, siempre que el afectado no tenga el">responsabilidad patrimonial y de impugnación de actos, donde el silencio produce efecto desestimatorio. (art. 24)
• Cuando las normas reguladoras no fijan plazo máximo, el plazo supletorio es de tres meses, y no de seis, dato que suele confundirse con el límite general máximo establecido para cualquier procedimiento. (art. 21)
• La suspensión del plazo máximo para resolver, regulada en el artículo 22, y la ampliación excepcional prevista en el artículo 23, son figuras distintas: la primera detiene el cómputo por causas tasadas, la segunda amplía el plazo cuando se agotan los medios disponibles. (art. 23)
• En procedimientos de oficio, los que pueden generar derechos producen silencio desestimatorio para el interesado, mientras que los sancionadores o de gravamen producen caducidad, con archivo de actuaciones, no una mera desestimación tácita. (art. 25)
• Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tienen eficacia exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, a diferencia de las copias auténticas expedidas por el órgano competente. (art. 28)

Chuleta final

• Solicitada por el interesado una copia auténtica de un documento público administrativo, la Administración debe expedirla en el plazo de quince días desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico competente. (art. 27)
• Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por otro órgano administrativo, estos deben remitirse en el plazo de diez días desde su solicitud, pudiendo el interesado aportarlo o esperar su remisión. (art. 28)
• La comunicación que informa al interesado del plazo máximo de resolución y de los efectos del silencio debe dirigirse dentro de los diez días siguientes a la recepción de la solicitud iniciadora en el registro electrónico competente. (art. 21)
• La suspensión del plazo máximo para resolver por solicitud de informes preceptivos a otro órgano no podrá exceder en ningún caso de tres meses, prosiguiendo el procedimiento si no se recibe el informe. (art. 22)
• El certificado acreditativo del silencio producido se expide de oficio por el órgano competente en el plazo de quince días desde que expira el plazo máximo para resolver el procedimiento correspondiente. (art. 24)
• Si la norma reguladora del procedimiento no fija plazo máximo para resolver y notificar, se aplica supletoriamente el plazo de tres meses, contado según se trate de procedimientos de oficio o a solicitud. (art. 21)
• Para ser válido, el documento electrónico administrativo debe contener información archivada según formato identificable, datos de individualización, referencia temporal de emisión, metadatos mínimos exigidos y las firmas electrónicas correspondientes conforme a la normativa aplicable. (art. 26)
• El deber de colaboración de las personas con la Administración cede cuando la revelación de información solicitada atentara contra el honor, la intimidad personal o familiar, o suponga comunicar datos confidenciales conocidos por servicios profesionales de asesoramiento o defensa. (art. 18)

Preguntas frecuentes