Identificación y firma

El mapa del tema

El art. 9 regula la identificación de interesados y sus sistemas electrónicos; el art. 10 regula los sistemas de firma electrónica en estructura paralela; el art. 11 fija cuándo basta identificarse y cuándo se exige firma; y el art. 12 obliga a asistir a quienes no puedan usar medios electrónicos, permitiendo la actuación de funcionarios habilitados. (art. 11)

Obligación de verificación de identidad (art. 9.1)

Las Administraciones Públicas tienen el deber de comprobar la identidad de los interesados en el procedimiento, contrastando el nombre y apellidos, o la denominación o razón social según corresponda, con los datos que figuran en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente presentado por el interesado. (art. 9)

Aunque una Administración admita otros sistemas de identificación registrados en la letra c), siempre debe garantizar que los interesados puedan usar, para cualquier procedimiento, los sistemas basados en certificados cualificados de firma o sello electrónico de las letras a) y b), sin que estos queden excluidos por la existencia de alternativas. (art. 9)

Requisito de autenticidad e integridad en la firma (art. 10.1)

La ley admite cualquier medio de firma que permita acreditar la autenticidad de la expresión de la voluntad y el consentimiento del interesado, así como garantizar la integridad e inalterabilidad del documento firmado, sin limitarse necesariamente a un medio electrónico específico cuando la actuación no es electrónica. (art. 10)

Cuando un interesado utiliza alguno de los sistemas de firma previstos en el artículo 10, no es necesario acreditar la identidad de forma separada, ya que se entiende que dicha identidad queda acreditada por el propio acto de firmar, integrando así identificación y firma en una sola actuación. (art. 10)

Suficiencia general de la identificación (art. 11.1)

Para la generalidad de actuaciones dentro del procedimiento administrativo, no se exige firma: es suficiente con que el interesado acredite previamente su identidad utilizando cualquiera de los medios de identificación reconocidos en la ley, simplificando así la mayoría de trámites frente al interesado. (art. 11)

La ley limita la exigencia de firma obligatoria a cinco supuestos tasados: formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos, fuera de los cuales basta la identificación del interesado sin necesidad de firmar. (art. 11)

Garantía de canales electrónicos (art. 12.1)

Las Administraciones Públicas están obligadas a garantizar que los interesados puedan relacionarse con ellas por medios electrónicos, poniendo a su disposición los canales de acceso, sistemas y aplicaciones necesarios en cada procedimiento, como condición previa a cualquier asistencia posterior en su uso. (art. 12)

Si un interesado no dispone de medios electrónicos necesarios, un funcionario público puede realizar válidamente su identificación o firma electrónica utilizando el sistema de firma del que esté dotado, actuando en su nombre dentro del procedimiento administrativo correspondiente. (art. 12)

No confundir

• Ambos artículos estructuran los sistemas electrónicos en tres letras idénticas: certificados cualificados de firma, certificados cualificados de sello, y otros sistemas registrados con comunicación previa. En ambos casos, la Administración debe garantizar la disponibilidad de las letras a) y b) aunque admita también la letra c) adicionalmente. (art. 10)

Trampas de examen

• Un error común es creer que toda actuación exige firma. El artículo 11 aclara que, con carácter general, basta la identificación previa, y solo se exige firma obligatoria en cinco supuestos tasados: solicitudes, declaraciones responsables, recursos, desistimientos y renuncias de derechos. (art. 11)
• No basta con comunicar un nuevo sistema de identificación de la letra c) para que sea eficaz de inmediato: la ley exige que transcurran dos meses desde la comunicación, periodo durante el cual el órgano estatal competente por seguridad pública puede impugnarlo judicialmente. (art. 9)
• Para los sistemas de identificación de la letra c), no es opcional dónde se ubican los medios técnicos: la ley exige que los recursos para recogida, almacenamiento, tratamiento y gestión de dichos sistemas estén situados en territorio de la Unión Europea, con reglas más estrictas para datos especiales. (art. 9)
• No basta con que el funcionario habilitado actúe por el interesado sin medios electrónicos: la ley exige que el interesado se identifique ante el funcionario y preste consentimiento expreso, dejando constancia de ello para posibles casos de discrepancia o litigio posterior. (art. 12)
• Los datos usados en los sistemas de identificación o firma de la letra c) no pueden transferirse libremente a terceros países, salvo que exista una decisión de adecuación de la Comisión Europea o lo exija el cumplimiento de obligaciones internacionales asumidas por España. (art. 9)

Chuleta final

• Entre los sistemas de identificación electrónica admitidos figuran los basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación, reconocida como fuente oficial de verificación. (art. 9)
• Recuerda: para todo procedimiento debe estar disponible al menos un sistema de las letras a) o b) del artículo 9, aunque la Administración añada adicionalmente sistemas de la letra c) registrados y comunicados previamente. (art. 9)
• Los sistemas de firma de la letra c) del artículo 10 solo son válidos si cuentan con registro previo del usuario que garantice su identidad, y previa comunicación a la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio competente. (art. 10)
• El artículo 10 admite como sistemas de firma los sellos electrónicos cualificados y avanzados basados en certificados cualificados de sello electrónico expedidos por prestador incluido en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación. (art. 10)
• Memoriza la regla base: para cualquier actuación del procedimiento, basta con que el interesado acredite previamente su identidad mediante cualquiera de los medios de identificación reconocidos legalmente, sin necesidad de firma salvo excepciones tasadas. (art. 11)
• Memoriza las cinco excepciones que exigen firma: formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos; fuera de ellas, solo se requiere identificación. (art. 11)
• Las Administraciones deben mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, con los funcionarios habilitados para identificar o firmar por interesados, debiendo ser plenamente interoperable e interconectado entre todas las Administraciones Públicas. (art. 12)
• La asistencia a los interesados abarca especialmente la identificación y firma electrónica, la presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y la obtención de copias auténticas, facilitando su relación electrónica con la Administración. (art. 12)

Preguntas frecuentes