Órganos colegiados: funcionamiento

El mapa del tema

El funcionamiento se articula mediante régimen y publicidad, Secretaría, convocatorias y sesiones, y actas. Los artículos 15 y 16 establecen la organización; los artículos 17 y 18 regulan la reunión, los acuerdos y su documentación. (art. 17, art. 18)

Normas de funcionamiento

Los órganos colegiados en los que participen organizaciones representativas de intereses sociales, y los integrados por representaciones de distintas Administraciones Públicas, pueden establecer o completar sus propias normas de funcionamiento. (art. 15)

El acuerdo de creación y las normas de funcionamiento de los órganos colegiados que dicten resoluciones con efectos jurídicos frente a terceros deben publicarse en el Boletín o Diario Oficial de la Administración Pública en que se integran. (art. 15)

Existencia del Secretario

Todo órgano colegiado debe contar con un Secretario, que puede ser miembro del propio órgano o una persona al servicio de la Administración Pública correspondiente. (art. 16)

El Secretario debe velar por la legalidad formal y material, certificar las actuaciones y garantizar el respeto de los procedimientos y reglas de constitución y adopción de acuerdos. (art. 16)

Sesiones a distancia

Las sesiones a distancia son posibles cuando medios electrónicos, telefónicos o audiovisuales aseguren la identidad, las manifestaciones, el momento de emisión, la interactividad y la disponibilidad de los medios. (art. 17)

Para constituirse válidamente, el órgano requiere la asistencia presencial o a distancia del Presidente y del Secretario, o de quienes les suplan, además de al menos la mitad de sus miembros. (art. 17)

Contenido del acta

El acta debe especificar necesariamente los asistentes, el orden del día, las circunstancias de lugar y tiempo, los puntos principales de las deliberaciones y el contenido de los acuerdos adoptados. (art. 18)

El acta puede aprobarse en la misma reunión o en la inmediata siguiente. El Secretario la elabora con el visto bueno del Presidente y la remite electrónicamente a los miembros para conformidad o reparos. (art. 18)

No confundir

• La norma permite tanto sesiones presenciales como a distancia. En estas últimas, la validez depende de que los medios electrónicos, telefónicos o audiovisuales garanticen identidad, manifestaciones, momento, interactividad, intercomunicación y disponibilidad. (art. 17)

Trampas de examen

• Es incorrecto afirmar que el Secretario debe ser una persona externa al órgano. Puede ser miembro del propio órgano o una persona al servicio de la Administración Pública correspondiente. (art. 16)
• No puede deliberarse ni acordarse un asunto ausente del orden del día, salvo que asistan todos los miembros y la urgencia sea declarada por mayoría favorable. (art. 17)
• La mayoría de votos sirve para adoptar acuerdos, pero no sustituye los requisitos de constitución. Para celebrar sesiones, deliberar y decidir se exige también la asistencia del Presidente, Secretario y al menos la mitad de los miembros. (art. 17)
• El acta no se limita al contenido de los acuerdos. También debe incluir asistentes, orden del día, lugar, tiempo y puntos principales de las deliberaciones, salvo la posibilidad legal vinculada a grabaciones y documentos electrónicos. (art. 18)
• Los miembros que voten en contra o se abstengan quedan exentos de la responsabilidad que, en su caso, pueda derivarse de los acuerdos. Por tanto, no se les atribuye automáticamente esa responsabilidad. (art. 17)

Chuleta final

• Si el órgano dicta resoluciones con efectos jurídicos frente a terceros, deben publicarse tanto el acuerdo de creación como sus normas de funcionamiento en el boletín o diario oficial correspondiente. (art. 15)
• Los órganos colegiados del apartado segundo quedan integrados en la Administración Pública que corresponda, pero no participan en su estructura jerárquica salvo previsión normativa, funcional o derivada de su naturaleza. (art. 15)
• Cuando un Secretario que no sea miembro sea suplido por un miembro del órgano colegiado, la persona suplente conserva todos los derechos que le correspondan como miembro. (art. 16)
• Salvo imposibilidad, las convocatorias se remiten por medios electrónicos e incluyen el orden del día, la documentación disponible, las condiciones de la sesión y el sistema de conexión. (art. 17)
• Los órganos colegiados pueden establecer su régimen de convocatorias cuando sus normas de funcionamiento no lo hayan previsto. Ese régimen puede incluir una segunda convocatoria y fijar el quórum necesario. (art. 17)
• Quien acredite un interés legítimo puede solicitar al Secretario certificación de los acuerdos. La expedición será electrónica, salvo manifestación expresa en contrario y ausencia de obligación de relacionarse electrónicamente. (art. 17)
• Las sesiones pueden grabarse. La grabación, junto con la certificación de autenticidad e integridad y los documentos electrónicos utilizados, puede acompañar al acta sin detallar en ella las deliberaciones principales. (art. 18)
• Cuando se utilicen grabaciones o documentos electrónicos, deben conservarse garantizando la integridad y autenticidad de los ficheros y el acceso a ellos por parte de los miembros del órgano colegiado. (art. 18)

Preguntas frecuentes