Funcionamiento electrónico del sector público

El mapa del tema

El régimen conecta nueve materias: sede electrónica y portal de internet; identificación administrativa; actuación automatizada y sus sistemas de firma; firma del personal; entornos cerrados de comunicación; aseguramiento e interoperabilidad de la firma; y ubicación de sistemas y límites de transferencia de determinados datos. Cada materia tiene reglas específicas en los artículos 38 a 46. (art. 39)

Sede electrónica: concepto y titularidad

La sede electrónica es una dirección electrónica disponible para los ciudadanos mediante redes de telecomunicaciones. Su titularidad corresponde a una Administración Pública, o a uno o varios organismos públicos o entidades de Derecho Público, cuando actúan en el ejercicio de sus competencias. (art. 38)

El establecimiento de una sede electrónica produce una consecuencia expresa: el titular responde de la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios a los que pueda accederse a través de ella. La responsabilidad se vincula directamente al establecimiento de la sede. (art. 38)

Portal de internet: definición

El portal de internet es un punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, organismo público o entidad de Derecho Público. Su función consiste en permitir el acceso, a través de internet, a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente. (art. 39)

El portal de internet puede permitir el acceso tanto a la información publicada como a la sede electrónica correspondiente. La referencia a la sede es eventual, pues el artículo utiliza la expresión en su caso. El portal se define por su función de punto de acceso electrónico a través de internet. (art. 39)

Sello electrónico de las Administraciones

Las Administraciones Públicas pueden identificarse mediante un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado. El certificado debe reunir los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica, y debe incluir el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente. (art. 40)

La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública debe ser pública y accesible por medios electrónicos. Debe incluir las características de los certificados y los prestadores que los expiden. Además, cada Administración adoptará medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos. (art. 40)

Actuación administrativa automatizada: concepto

La actuación administrativa automatizada es cualquier acto o actuación realizada íntegramente mediante medios electrónicos por una Administración Pública, dentro de un procedimiento administrativo, sin intervención directa de un empleado público. El concepto exige conjuntamente integridad electrónica, marco procedimental y ausencia de intervención directa. (art. 41)

Antes de una actuación administrativa automatizada deben establecerse los órganos competentes para definir especificaciones, programar, mantener, supervisar y controlar la calidad del sistema de información y, en su caso, auditarlo y auditar su código fuente. También debe indicarse el órgano responsable a efectos de impugnación. (art. 41)

Sistemas de firma automatizada: sello

Cada Administración Pública puede determinar los supuestos de utilización de un sello electrónico en la actuación administrativa automatizada. El sello puede corresponder a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, y debe basarse en certificado electrónico reconocido o cualificado conforme a la legislación de firma electrónica. (art. 42)

Otro sistema posible es el código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público. Sus términos y condiciones deben estar establecidos, y siempre debe permitirse comprobar la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente. (art. 42)

Firma electrónica del personal

Cuando una Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público actúa mediante medios electrónicos, su actuación se realiza mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público. Esta regla se formula sin perjuicio de las previsiones específicas sobre sede electrónica y actuación automatizada. (art. 43)

Cada Administración Pública determina los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal. Estos sistemas pueden identificar conjuntamente al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano donde presta servicios. Por razones de seguridad pública, pueden referirse únicamente al número de identificación profesional. (art. 43)

Entornos cerrados: validez documental

Los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de Derecho Público son válidos para autenticar e identificar a emisores y receptores, siempre conforme a las condiciones establecidas en el artículo. (art. 44)

Si los participantes pertenecen a una misma Administración Pública, esta determina las condiciones y garantías, incluida la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos. Si pertenecen a distintas Administraciones, se establecen mediante convenio. En todo caso, deben garantizarse la seguridad y la protección de los datos transmitidos. (art. 44)

Aseguramiento de la firma electrónica

Las Administraciones Públicas pueden determinar los trámites e informes que incluyan firma electrónica reconocida o cualificada y firma electrónica avanzada basada en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica. La decisión se refiere específicamente a trámites e informes. (art. 45)

Cuando una Administración use sistemas de firma distintos de los basados en certificado electrónico reconocido o cualificado para remitir o poner documentación firmada a disposición de otras entidades públicas, puede superponer un sello electrónico basado en certificado reconocido o cualificado. La finalidad es favorecer la interoperabilidad y permitir la verificación automática. (art. 45)

Ubicación de sistemas y comunicaciones

Los sistemas de información y comunicaciones destinados a recoger, almacenar, procesar y gestionar el censo electoral, padrones municipales, otros registros de población, determinados datos fiscales y datos de usuarios del sistema nacional de salud deben ubicarse y prestarse dentro del territorio de la Unión Europea. (art. 46)

Los datos comprendidos en el artículo no pueden transferirse a un tercer país u organización internacional. Se exceptúan los datos amparados por una decisión de adecuación de la Comisión Europea o aquellos cuya transferencia exija el cumplimiento de obligaciones internacionales asumidas por el Reino de España. (art. 46)

Trampas de examen

• La sede electrónica y el portal de internet son figuras distintas en la fuente. La sede es una dirección electrónica cuya titularidad corresponde a sujetos públicos competentes; el portal es un punto de acceso electrónico a información publicada y, en su caso, a la sede. No debe confundirse su definición ni su función. (art. 39)
• No basta con que una actuación administrativa utilice medios electrónicos para ser automatizada. El artículo exige que se realice íntegramente por medios electrónicos, dentro de un procedimiento administrativo, y que no haya intervenido directamente un empleado público. La intervención directa excluye ese concepto legal. (art. 41)
• El código seguro de verificación no se describe como una firma desvinculada de comprobación. Cuando se utilice en actuación administrativa automatizada, debe estar vinculado al sujeto público correspondiente y permitir en todo caso comprobar la integridad del documento accediendo a la sede electrónica. (art. 42)
• Las condiciones y garantías del entorno cerrado no se fijan siempre mediante convenio. Si los participantes pertenecen a una misma Administración Pública, esta determina las condiciones. El convenio suscrito entre las Administraciones es la vía prevista cuando los participantes pertenecen a distintas Administraciones. (art. 44)
• La exigencia de ubicación y prestación dentro de la Unión Europea no alcanza indistintamente a todos los sistemas públicos. El artículo la aplica a sistemas vinculados al censo electoral, padrones y registros de población, determinados datos fiscales y datos de usuarios del sistema nacional de salud, junto con sus tratamientos personales. (art. 46)

Chuleta final

• Memoriza la tríada de responsabilidad del titular de la sede: integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios accesibles. El establecimiento de la sede es el hecho que activa esta responsabilidad, que no se limita a la información, pues también alcanza a los servicios. (art. 38)
• Toda sede electrónica debe garantizar la identificación del órgano titular y los medios disponibles para formular sugerencias y quejas. Estas dos garantías aparecen dentro de las condiciones de creación sometidas a principios como transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. (art. 38)
• Las sedes electrónicas deben disponer de sistemas que permitan establecer comunicaciones seguras cuando sean necesarias. Además, para identificarse y garantizar una comunicación segura con ellas, utilizarán certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio web o un medio equivalente. (art. 38)
• El portal de internet permite acceder a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente. La expresión en su caso es decisiva para recordar que el acceso a la sede forma parte de la definición como posibilidad eventual, no como elemento necesariamente presente en todo portal. (art. 39)
• Los certificados electrónicos de los sellos deben incluir el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente. Si se trata de sellos electrónicos de órganos administrativos, incluirán además, en su caso, la identidad de la persona titular. La fuente distingue así datos generales y dato eventual del titular. (art. 40)
• En la actuación administrativa automatizada, la competencia previamente establecida puede comprender la auditoría del sistema de información y de su código fuente. La auditoría aparece como una función eventual, pues el artículo utiliza la fórmula en su caso, junto con definición, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad. (art. 41)
• Por razones de seguridad pública, los sistemas de firma electrónica del personal pueden referirse únicamente al número de identificación profesional del empleado público. Esta posibilidad constituye una excepción a la identificación conjunta del titular del puesto o cargo y de la Administración u órgano de prestación de servicios. (art. 43)
• El intercambio en entornos cerrados no solo exige identificar y autenticar emisores y receptores. En todo caso debe garantizarse también la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los datos transmitidos. Ambas garantías operan cualquiera que sea la pertenencia de los participantes a una o varias Administraciones. (art. 44)

Preguntas frecuentes