Subsección 1.ª Expediente de contratación

El mapa del tema

La subsección distingue cinco situaciones: expediente ordinario y su aprobación; contratos menores con documentación simplificada; urgencia con declaración motivada, preferencia y plazos reducidos; y emergencia con actuación inmediata sin expediente y posterior contratación ordinaria de las prestaciones que no tengan carácter emergente. Cada régimen mantiene requisitos y límites propios. (art. 118)

Artículo 116: inicio del expediente

La celebración de contratos por las Administraciones Públicas exige tramitar previamente el expediente correspondiente. Este se inicia por el órgano de contratación, que debe motivar la necesidad del contrato conforme al artículo 28 y publicar el expediente en el perfil de contratante. Si se ceden datos, también debe concretarse la finalidad del tratamiento. (art. 116)

El expediente debe justificar adecuadamente la elección del procedimiento, la clasificación exigida, la solvencia, los criterios de adjudicación y las condiciones especiales de ejecución. También debe justificar el valor estimado, la necesidad administrativa y su relación directa, clara y proporcional con el objeto, la insuficiencia de medios en servicios y la no división en lotes. (art. 116)

Artículo 117: resolución de aprobación

Completado el expediente, el órgano de contratación debe dictar una resolución motivada que lo apruebe y abra el procedimiento de adjudicación. Esa resolución implica igualmente la aprobación del gasto, salvo que el presupuesto no pudiera establecerse previamente o que las normas de desconcentración o delegación dispongan otra cosa. (art. 117)

Los expedientes pueden ultimarse con adjudicación y formalización aunque la ejecución deba comenzar en el ejercicio siguiente, ya sea en una o varias anualidades. Para ello pueden comprometerse créditos, siempre dentro de las limitaciones establecidas por las normas presupuestarias aplicables a las Administraciones Públicas sujetas a la Ley. (art. 117)

Artículo 118: umbrales del contrato menor

Son contratos menores los de valor estimado inferior a 40.000 euros si son de obras y a 15.000 euros si son de suministro o servicios. Esta definición se establece sin perjuicio de la previsión específica relativa a obras, servicios y suministros centralizados en el ámbito estatal. (art. 118)

La tramitación del contrato menor exige informe motivado del órgano de contratación sobre la necesidad y sobre la ausencia de alteración del objeto para evitar los umbrales legales. Además, requiere aprobación del gasto y la incorporación de la factura correspondiente, con los requisitos establecidos por las normas de desarrollo. (art. 118)

Artículo 119: declaración de urgencia

Pueden tramitarse urgentemente los expedientes de contratos que respondan a una necesidad inaplazable o cuya adjudicación deba acelerarse por razones de interés público. Para aplicar este régimen, el expediente debe contener una declaración de urgencia realizada por el órgano de contratación y debidamente motivada. (art. 119)

Los expedientes urgentes siguen el procedimiento ordinario, pero tienen preferencia para su despacho y los órganos intervinientes disponen de cinco días para informar o completar trámites, prorrogables hasta diez por complejidad u otra causa justificada. Tras abrirse la adjudicación, los plazos legales se reducen a la mitad, con las excepciones previstas. (art. 119)

Artículo 120: presupuesto de la emergencia

Ante acontecimientos catastróficos, grave peligro o necesidades de defensa nacional, el órgano de contratación puede ordenar la ejecución o contratar libremente lo necesario sin tramitar expediente y sin sujetarse a los requisitos formales de la Ley, incluso respecto de la existencia de crédito suficiente. Si falta crédito, debe dotarse posteriormente. (art. 120)

Las prestaciones necesarias para completar la actuación administrativa que no tengan carácter de emergencia no quedan sometidas al régimen excepcional. Deben contratarse conforme a la tramitación ordinaria regulada en la Ley, aunque estén relacionadas con la actuación inicialmente acometida bajo el régimen de emergencia. (art. 120)

No confundir

• La urgencia mantiene el procedimiento ordinario y añade preferencia y reducción de plazos, mientras que la emergencia permite actuar sin tramitar expediente ni cumplir los requisitos formales ordinarios. Ambas contemplan un plazo máximo de un mes para iniciar la ejecución, aunque el cómputo comienza desde actos distintos. (art. 119)
• El contrato menor conserva exigencias documentales concretas, como informe, aprobación del gasto y factura, mientras que la emergencia permite prescindir del expediente para responder de inmediato a situaciones excepcionales. El régimen menor se define por umbrales económicos; el de emergencia, por la necesidad inmediata derivada de determinados acontecimientos o necesidades. (art. 118)

Trampas de examen

• El inicio del expediente exige motivar la necesidad del contrato y, además, publicar el expediente en el perfil de contratante. Son obligaciones acumulativas del órgano de contratación; la publicación no reemplaza la justificación material de la necesidad administrativa. (art. 116)
• La tramitación urgente reduce a la mitad los plazos de licitación, adjudicación y formalización, pero el artículo enumera excepciones. Entre ellas figura el plazo de espera de quince días hábiles antes de formalizar el contrato, que no queda reducido por la regla general de urgencia. (art. 119)
• Aunque la emergencia permite actuar sin expediente y sin los requisitos formales ordinarios, una vez ejecutadas las actuaciones deben observarse las reglas sobre cumplimiento, recepción y liquidación. Por tanto, la excepcionalidad se refiere a la respuesta inmediata y no excluye esas actuaciones posteriores. (art. 120)
• En un contrato menor de obras no bastan el informe, la aprobación del gasto y la factura. Debe añadirse el presupuesto de las obras y, cuando lo exijan las disposiciones vigentes, el proyecto. Además, procede solicitar informe de supervisión si el trabajo afecta a estabilidad, seguridad o estanqueidad. (art. 118)
• La resolución de aprobación del expediente implica también la aprobación del gasto como regla general. Solo se exceptúa el supuesto en que el presupuesto no hubiera podido establecerse previamente o cuando las normas de desconcentración o el acto de delegación hayan establecido lo contrario, debiendo recabarse entonces la aprobación competente. (art. 117)

Chuleta final

• Entre los extremos que deben justificarse en el expediente están los criterios de solvencia técnica o profesional y económica y financiera, los criterios de adjudicación y las condiciones especiales de ejecución. La justificación debe abarcar conjuntamente estos elementos, no solo la elección del procedimiento. (art. 116)
• Si la financiación procede de distintas fuentes, se tramita un solo expediente por el órgano de contratación competente para adjudicar. Debe acreditarse la plena disponibilidad de todas las aportaciones y fijarse el orden de abono, incluyendo una garantía para asegurar su efectividad. (art. 116)
• La factura es un documento que debe incorporarse al expediente del contrato menor junto con la aprobación del gasto. No se presenta como una actuación opcional y debe reunir los requisitos que establezcan las normas de desarrollo de la Ley. (art. 118)
• La exigencia del informe previsto para contratos menores no se aplica cuando el pago se realiza mediante anticipos de caja fija u otro sistema similar para pagos menores, siempre que el valor estimado no exceda de 5.000 euros. La excepción está condicionada simultáneamente al sistema de pago y al límite económico. (art. 118)
• En los expedientes urgentes, el inicio de la ejecución debe producirse como máximo dentro del mes siguiente a la formalización. Esta regla temporal aparece como una especialidad propia de la tramitación urgente y no debe confundirse con el plazo de un mes previsto para la emergencia. (art. 119)
• En el régimen de emergencia, las prestaciones deben comenzar en un plazo no superior a un mes desde la adopción del acuerdo que ordena la ejecución o contrata libremente el objeto. Si se supera ese plazo, las prestaciones requieren tramitar un procedimiento ordinario. (art. 120)
• En determinados contratos sujetos a regulación armonizada adjudicados por procedimientos abierto y restringido, el plazo máximo para facilitar la información adicional solicitada se reduce de seis a cuatro días antes de finalizar el plazo de presentación de ofertas. Esta reducción no se extiende a otros procedimientos de adjudicación. (art. 119)
• Cuando los fondos necesarios se hayan librado a justificar, transcurrido el plazo máximo para iniciar la ejecución de emergencia debe rendirse la cuenta justificativa. También deben reintegrarse los fondos que no se hayan invertido, según establece expresamente el régimen excepcional. (art. 120)

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