Archivo electrónico de documentos

El mapa del tema

El artículo 54 regula cómo deben conservarse los documentos electrónicos, incluyendo contenido, metadatos, firma, estructura y formato, además de su preservación y migración. El artículo 55 define el archivo electrónico único como el conjunto de sistemas y servicios para gestionar, custodiar y recuperar documentos y expedientes una vez terminados los procedimientos. (art. 54, art. 55)

Artículo 54: conservación y periodos mínimos

Cada Administración Pública debe regular los periodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos de expedientes cuya tramitación haya concluido, conforme a su normativa específica de archivos y patrimonio documental. Si existen procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a esos documentos, deben conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales hasta la terminación judicial definitiva indicada en el precepto. (art. 54)

Para asegurar la conservación, el acceso y la consulta con independencia del tiempo transcurrido, pueden trasladarse los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Además, deben planificarse actuaciones de preservación digital para asegurar la conservación a largo plazo de los documentos digitales. (art. 54)

Artículo 55: concepto de archivo electrónico único

El archivo electrónico único de cada Administración no se limita a un repositorio documental: comprende el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de documentos, expedientes electrónicos y otras agrupaciones documentales o de información, una vez finalizados los procedimientos o actuaciones correspondientes. (art. 55)

La gestión del archivo electrónico único debe garantizar autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, así como su acceso, en las condiciones exigidas por los esquemas y normativas enumerados en el artículo. (art. 55)

Trampas de examen

• Es incorrecto afirmar que la copia electrónica auténtica queda excluida del patrimonio documental. La copia electrónica auténtica generada conforme al artículo 27 de la Ley 39/2015 tiene esa consideración a efectos de la Ley 16/1985 o de la normativa autonómica correspondiente. (art. 54)
• El artículo 54 atribuye a cada Administración Pública la regulación de los periodos mínimos de conservación de documentos electrónicos de expedientes concluidos, conforme a su normativa específica. No establece para todos los casos un único plazo general aplicable indistintamente. (art. 54)
• La inclusión de información documental en bases de datos es posible, pero exige que consten los criterios para reconstruir los formularios o modelos electrónicos de origen y para comprobar la identificación o firma electrónica de los datos. (art. 54)
• La migración de datos a otros formatos o soportes no es una actuación libre de condiciones. Debe permitir garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso cuando el formato deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la normativa correspondiente. (art. 54)
• No debe reducirse el archivo electrónico único a documentos y expedientes electrónicos. Su definición también incluye otras agrupaciones documentales o de información, siempre que los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes hayan finalizado. (art. 55)

Chuleta final

• La obligación de conservar en soporte electrónico alcanza a las Administraciones Públicas, sus organismos públicos y sus entidades de derecho público vinculados o dependientes, respecto de los documentos comprendidos en el artículo 54. (art. 54)
• Deben conservarse electrónicamente tanto todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo como los documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo. (art. 54)
• La copia electrónica auténtica generada conforme al artículo 27 de la Ley 39/2015 tiene la consideración de patrimonio documental para aplicar la Ley 16/1985 o la normativa autonómica correspondiente. (art. 54)
• La conservación debe comprender, como mínimo, la identificación, el contenido, los metadatos, la firma, la estructura y el formato del documento electrónico, además de permitir su acceso. (art. 54)
• La información puede incluirse en bases de datos si se conservan criterios para reconstruir los formularios o modelos electrónicos de origen y comprobar la identificación o firma electrónica de los datos. (art. 54)
• Cuando la información de los documentos se incluya en bases de datos, sus plazos de conservación quedan sujetos a los mismos plazos establecidos para los documentos electrónicos correspondientes. (art. 54)
• Los planes y medios tecnológicos para migrar datos deben establecerse bajo la supervisión de los responsables de seguridad, custodia y gestión del archivo electrónico, y de las unidades productoras de la documentación. (art. 54)
• La gestión del archivo electrónico único garantiza autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, además de su acceso. (art. 55)

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