Disposiciones generales

El mapa del tema

Los artículos 13 a 36 regulan actuación automatizada, identificación, firma y representación; los artículos 37 a 40 organizan registros y oficinas; los artículos 41 a 45 establecen comunicaciones y notificaciones electrónicas. (art. 37, art. 45)

Artículo 13: actuación automatizada

La tramitación electrónica de una actuación administrativa puede desarrollarse de forma automatizada, entre otras modalidades, conforme a lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015. El precepto reconoce así la automatización como modalidad de tramitación electrónica administrativa. (art. 13)

En el ámbito estatal, la actuación administrativa automatizada se autoriza mediante resolución del órgano competente por razón de la materia o del órgano ejecutivo competente del organismo o entidad. La resolución debe publicarse en la sede electrónica o sede electrónica asociada. (art. 13)

Artículo 14: obligación de subsanar

Si una persona obligada a relacionarse electrónicamente no utiliza esos medios, el órgano competente debe requerir la subsanación. El requerimiento debe advertir que, si no se atiende en diez días, podrá producirse desistimiento o decaimiento. (art. 14)

El régimen de subsanación también se aplica a las personas físicas no obligadas que hayan ejercido su derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración Pública correspondiente. La regla extiende expresamente el régimen a ese supuesto voluntario. (art. 14)

Artículo 15: admisión de firmas

Las Administraciones Públicas deben admitir sistemas de firma electrónica conformes con la normativa vigente y adecuados para garantizar la identificación de las personas interesadas y, cuando proceda, la autenticidad e integridad documental. (art. 15)

Las Administraciones Públicas pueden utilizar sistemas de identificación de sedes, sellos electrónicos cualificados, firmas para actuación automatizada, firmas del personal e intercambio electrónico de datos en entornos cerrados. (art. 15)

Artículo 16: plataforma de verificación

La Administración General del Estado debe disponer de una plataforma que verifique gratuitamente la vigencia y el contenido de los certificados cualificados admitidos en el sector público. La Secretaría General de Administración Digital es responsable de ella. (art. 16)

Los prestadores cualificados de servicios de confianza deben facilitar a la plataforma estatal acceso electrónico y gratuito para verificar la vigencia de los certificados electrónicos emitidos por ellos en virtud de su cualificación. (art. 16)

Artículo 17: contenido de la política

La política estatal de firma electrónica y certificados está formada por directrices y normas técnicas aplicables al uso de certificados y firma electrónica. Debe definir su ámbito, requisitos de firmas y especificaciones técnicas y operativas. (art. 17)

La política estatal de firma electrónica y certificados se aprueba por resolución de la persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial y se publica en el Boletín Oficial del Estado y en la sede electrónica del PAGe. (art. 17)

Artículo 18: identificación de sedes

Las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas utilizan certificados cualificados de autenticación de sitio web o medio equivalente para identificarse y garantizar una comunicación segura. Los certificados deben ajustarse al Esquema Nacional de Interoperabilidad. (art. 18)

En el ámbito estatal, las sedes electrónicas y asociadas se identifican mediante certificados cualificados de autenticación de sitio web. Además, sus direcciones deben incluir el dominio «.gob.es» y hacerlo constar visible e inequívocamente. (art. 18)

Artículo 19: sello electrónico

Las Administraciones Públicas pueden identificarse mediante sello electrónico basado en certificado electrónico cualificado conforme a la legislación de firma electrónica. El certificado incluye el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente. (art. 19)

Cada Administración Pública debe hacer pública y accesible electrónicamente la relación de sellos utilizados, incluyendo características de los certificados y prestadores expedidores. También debe facilitar la verificación de sus sellos electrónicos. (art. 19)

Artículo 20: sistemas automatizados

En procedimientos administrativos automatizados, cada Administración Pública puede determinar el uso de sello electrónico de Administración, órgano, organismo o entidad, o de código seguro de verificación vinculado a ella. (art. 20)

Cada Administración determina los medios admitidos para la firma electrónica en entidades de derecho privado vinculadas o dependientes cuando tramiten procedimientos de forma automatizada en ejercicio de potestades administrativas. (art. 20)

Artículo 21: código seguro de verificación

Las Administraciones Públicas pueden utilizar códigos seguros de verificación de documentos en actuaciones automatizadas. El código vincula al órgano, organismo o entidad y permite comprobar gratuitamente la integridad del documento en la sede correspondiente. (art. 21)

El sistema debe garantizar origen e integridad, carácter único, vinculación con el documento y firmante, posibilidad de verificación durante el plazo establecido y acceso restringido a quien disponga del código seguro de verificación. (art. 21)

Artículo 22: firma del personal

La actuación electrónica de una Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público se realiza mediante firma electrónica del titular del órgano competente o del empleado público a través del cual se ejerce la competencia. (art. 22)

Los certificados electrónicos de empleado público son cualificados y deben ajustarse al Esquema Nacional de Interoperabilidad y a la legislación vigente en materia de identidad y firma electrónica. Cada Administración determina los sistemas utilizables por su personal. (art. 22)

Artículo 23: número profesional

Los prestadores cualificados pueden consignar un número de identificación profesional en certificados de empleado público cuando la Administración lo solicite para actuaciones que afecten a información clasificada, seguridad pública, defensa nacional u otras actuaciones legalmente justificadas. (art. 23)

Las autoridades públicas competentes y los órganos judiciales pueden solicitar oficialmente la revelación de la identidad del titular de un certificado de empleado público con número de identificación profesional, cuando actúen dentro de sus funciones y conforme a la normativa vigente. (art. 23)

Artículo 24: identificación del personal

El personal de la Administración General del Estado y entidades vinculadas puede identificarse mediante sistemas previstos en la Ley 39/2015 que se establezcan según el nivel de seguridad correspondiente al trámite, conforme al Esquema Nacional de Seguridad. (art. 24)

Pueden existir sistemas de identificación del personal basados en repositorios de empleados públicos para relacionarlos con servicios y aplicaciones necesarios para sus funciones, siempre garantizando lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad. (art. 24)

Artículo 25: entornos cerrados

Los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados establecidos entre Administraciones, órganos, organismos y entidades de derecho público son válidos para autenticar e identificar emisores y receptores en las condiciones reglamentarias. (art. 25)

En todo caso debe garantizarse la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los datos transmitidos, de acuerdo con los requisitos establecidos en el Esquema Nacional de Seguridad. (art. 25)

Artículo 26: identificación electrónica

Las personas interesadas pueden identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas mediante cualquier sistema con registro previo como usuario que permita garantizar su identidad. El artículo enumera certificados de firma, sellos y clave concertada. (art. 26)

Las Administraciones Públicas deben garantizar que los sistemas basados en certificados cualificados de firma y sello sean posibles para todo procedimiento, aunque en el mismo procedimiento se admita también otro sistema autorizado. (art. 26)

Artículo 27: atributos de certificados

Los certificados cualificados de firma electrónica de personas físicas deben contener, como mínimo, nombre y apellidos y un identificador inequívoco, como DNI, NIE, número consular o NIF, conforme al régimen previsto. (art. 27)

Los certificados cualificados de representante de persona jurídica deben incluir denominación y NIF de la persona jurídica, además de datos identificativos del representante. Los certificados de sello deben contener denominación y NIF. (art. 27)

Artículo 28: clave concertada

Los sistemas de clave concertada y otros sistemas válidos para identificar personas físicas deben ajustarse al Esquema Nacional de Seguridad e incluir nombre, apellidos y un identificador, pudiendo incluir pasaporte cuando así se establezca. (art. 28)

En el ámbito estatal, la creación de nuevos sistemas de identificación se aprueba por orden ministerial o resolución de la Presidencia o Dirección del organismo competente, previa autorización de la Secretaría General de Administración Digital. (art. 28)

Artículo 29: sistemas de firma

Se consideran válidos para firma los sistemas de firma cualificada o avanzada basados en certificados de firma, los sellos cualificados o avanzados y otros sistemas válidos con registro previo de usuario. (art. 29)

Los sistemas de firma utilizados por las personas interesadas deben permitir a las Administraciones Públicas verificar los datos consignados y vincular la identidad de la persona interesada con el acto de firma. (art. 29)

Artículo 30: funcionario habilitado

Cuando una persona interesada no disponga de medios electrónicos necesarios, la identificación o firma puede realizarla personal funcionario público habilitado mediante su sistema de firma, previa identificación de la persona y consentimiento expreso. (art. 30)

El funcionario habilitado debe entregar toda la documentación acreditativa del trámite y una copia del consentimiento expreso cumplimentado y firmado. En el ámbito estatal, debe estar inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados. (art. 30)

Artículo 31: contenido del registro

El Registro de Funcionarios Habilitados incluye personal habilitado para identificar y firmar electrónicamente por personas interesadas, expedir copias auténticas y prestar servicio en oficinas de asistencia en materia de registros. (art. 31)

El Registro de Funcionarios Habilitados debe ser plenamente interoperable con registros o sistemas equivalentes creados por comunidades autónomas y entidades locales para comprobar la validez de las habilitaciones. (art. 31)

Artículo 32: capacidad representativa

Las personas interesadas con capacidad de obrar pueden actuar ante las Administraciones Públicas mediante representante, que puede ser una persona física con capacidad de obrar o una persona jurídica cuando sus estatutos lo permitan. (art. 32)

La representación puede acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna, incluyendo apoderamiento apud acta, inscripción registral, certificado cualificado de representante o documento público notarial o mercantil. (art. 32)

Artículo 33: poderes inscribibles

En el Registro Electrónico de Apoderamientos estatal se inscriben poderes generales apud acta, poderes para actuar ante la Administración General del Estado u organismo dependiente y poderes para trámites determinados, según corresponda. (art. 33)

El Registro Electrónico de Apoderamientos y los registros particulares deben ser interoperables y no tienen carácter público. La persona interesada solo puede acceder a la información de los apoderamientos de los que sea poderdante o apoderado. (art. 33)

Artículo 34: certificado de representante

La representación puede acreditarse con certificado electrónico cualificado de representante de persona jurídica acorde con el Reglamento eIDAS y la política marco aplicable, expedido a quien tenga poder general para cualquier actuación administrativa ante cualquier Administración. (art. 34)

La aceptación de certificados cualificados de representante de persona jurídica cuyo alcance no sea general queda sujeta al Reglamento eIDAS, a la política marco de firma y certificados y a los requisitos de cada Administración. (art. 34)

Artículo 35: documento notarial o mercantil

Cuando la representación resulte de documento público notarial o certificación del Registro Mercantil, debe aportarse la certificación registral electrónica o expresarse el código seguro u otro sistema de acceso y verificación. (art. 35)

Las Administraciones Públicas consultarán electrónicamente y gratuitamente el Registro Mercantil cuando necesiten comprobar la vigencia, revocación o cese de representaciones inscritas en él. (art. 35)

Artículo 36: habilitación de terceros

La Administración General del Estado y sus organismos y entidades dependientes pueden habilitar general o específicamente a personas físicas o jurídicas autorizadas para realizar determinadas transacciones electrónicas en representación de personas interesadas. (art. 36)

La habilitación requiere convenio previo entre la Administración competente y la organización o corporación correspondiente. El convenio debe especificar procedimientos, trámites, condiciones, obligaciones y presunción de validez de la representación. (art. 36)

Artículo 37: registros electrónicos

Las Administraciones Públicas deben disponer de registros electrónicos para recibir y remitir solicitudes, escritos y comunicaciones. Estos registros han de ser plenamente interoperables para garantizar compatibilidad informática e interconexión. (art. 37)

Los registros electrónicos admiten documentos electrónicos normalizados correspondientes a servicios, procedimientos y trámites especificados, así como cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta dirigida a cualquier Administración Pública. (art. 37)

Artículo 38: registro estatal

El Registro Electrónico General de la Administración General del Estado se configura como conjunto agregado de asientos practicados por aplicaciones de unidades registrales, aplicaciones de procedimientos específicos y servicio electrónico para documentos sin modelos normalizados. (art. 38)

Las anotaciones realizadas en el Registro General de la Administración General del Estado tienen plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas. El registro se gestiona con colaboración ministerial. (art. 38)

Artículo 39: formatos y estándares

Las Administraciones Públicas pueden determinar formatos y estándares para los documentos presentados en registro, siempre que cumplan las previsiones del Esquema Nacional de Interoperabilidad y la normativa correspondiente. (art. 39)

Los documentos no electrónicos se presentan mediante oficinas de asistencia en materia de registros. Tras digitalizar originales o copias auténticas conforme a las normas técnicas de interoperabilidad, adquieren consideración de copia electrónica auténtica. (art. 39)

Artículo 40: naturaleza de oficinas

Las Oficinas de asistencia en materia de registros tienen naturaleza de órgano administrativo. La creación, modificación o supresión de oficinas debe realizarse conforme a lo previsto para los órganos administrativos. (art. 40)

Estas oficinas digitalizan y registran documentos en papel, emiten recibos, expiden copias electrónicas auténticas, informan sobre identificación y firma, y pueden identificar o firmar electrónicamente por personas interesadas no obligadas cuando exista habilitación. (art. 40)

Artículo 41: comunicaciones electrónicas

Cuando la relación electrónica sea obligatoria, deben comunicarse electrónicamente, al menos, determinadas fechas, plazos, efectos del silencio, solicitudes de informes o pronunciamientos y actuaciones entre Administraciones previstas en la Ley 39/2015. (art. 41)

Entre las comunicaciones electrónicas mínimas figura la fecha y, en su caso, hora efectiva de inicio del cómputo de los plazos que deba cumplir la Administración tras la presentación registral. (art. 41)

Artículo 42: modalidades de notificación

Las notificaciones electrónicas se practican por comparecencia en sede electrónica o sede asociada, mediante la Dirección Electrónica Habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración, dejando constancia del acceso o rechazo. (art. 42)

La comparecencia voluntaria de una persona no obligada a relacionarse electrónicamente, o de su representante, y el acceso posterior al contenido o rechazo expreso de la notificación producen plenos efectos jurídicos. (art. 42)

Artículo 43: aviso informativo

Las Administraciones deben enviar aviso sobre la puesta a disposición de la notificación en la Dirección Electrónica Habilitada única, sede electrónica o ambas. La falta de aviso no impide la validez de la notificación. (art. 43)

El aviso se remite al dispositivo electrónico o correo electrónico comunicado voluntariamente por la persona interesada, o a ambos. Solo se practica cuando la persona interesada o su representante hayan comunicado esos datos. (art. 43)

Artículo 44: gestión de la DEHú

La Dirección Electrónica Habilitada única es el sistema de información para la notificación electrónica, gestionado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital en colaboración con el Ministerio de Política Territorial y Función Pública. (art. 44)

En la Dirección Electrónica Habilitada única, el acceso al contenido, el rechazo expreso o el transcurso de diez días naturales desde la puesta a disposición sin acceder producen el trámite de notificación. (art. 44)

Artículo 45: acceso o rechazo

Antes de acceder al contenido de una notificación en sede electrónica, se informa de que la comparecencia y acceso, el rechazo expreso o el transcurso de diez días naturales sin acceso dan por efectuado el trámite. (art. 45)

La obligación administrativa de notificar en plazo se entiende cumplida con la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica o en la Dirección Electrónica Habilitada única. (art. 45)

Trampas de examen

• El aviso de puesta a disposición es meramente informativo: su falta no invalida la notificación. La validez no depende de que el aviso se haya practicado correctamente por correo o dispositivo comunicado. (art. 43)
• En la DEHú y en la sede electrónica, el plazo de diez días es natural y su transcurso sin acceso puede producir presunción de rechazo, con efecto de tener por efectuado el trámite de notificación. (art. 44)
• Los registros electrónicos no tienen por presentados documentos cuya normativa especial establezca otra forma de presentación. En ese supuesto, el órgano competente debe comunicarlo e informar de los requisitos específicos aplicables. (art. 37)
• El Registro Electrónico de Apoderamientos y los registros particulares son interoperables, pero no públicos. La persona interesada solo puede acceder a la información de los apoderamientos en los que figure como poderdante o apoderado. (art. 33)
• La actuación de personal funcionario habilitado exige identificación de la persona interesada y consentimiento expreso. Debe quedar constancia escrita, y el funcionario debe entregar documentación acreditativa y copia del consentimiento firmado. (art. 30)

Chuleta final

• El plazo ordinario de subsanación previsto para los supuestos regulados en el artículo 14 es de diez días. La falta de atención puede producir desistimiento o decaimiento, previa resolución en los términos legalmente previstos. (art. 14)
• La disponibilidad del código seguro de verificación en sede electrónica debe durar, como mínimo, cinco años, salvo que la normativa especial establezca un plazo superior. Después, debe solicitarse al órgano emisor. (art. 21)
• Los certificados electrónicos de empleado público son cualificados y deben ajustarse al Esquema Nacional de Interoperabilidad y a la legislación vigente sobre identidad y firma electrónica. (art. 22)
• El Registro de Funcionarios Habilitados incluye personal para identificación y firma electrónica de interesados, expedición de copias auténticas y funciones en oficinas de asistencia en materia de registros. (art. 31)
• El certificado cualificado de representante de persona jurídica puede acreditar representación general cuando se haya expedido a quien tenga poder general para cualquier actuación administrativa ante cualquier Administración. (art. 34)
• Las oficinas de asistencia expiden copias electrónicas auténticas tras digitalizar documentos originales o copias auténticas presentados por las personas interesadas para incorporarlos a un expediente administrativo. (art. 40)
• El acuse de recibo de una notificación electrónica debe identificar el acto y la persona destinataria, además de indicar puesta a disposición y acceso al contenido o rechazo, con fecha y hora. (art. 42)
• Cuando una notificación se pone a disposición en la DEHú y en sede electrónica, los sistemas deben sincronizar automáticamente el estado del trámite para garantizar eficacia y seguridad jurídica. (art. 42)

Preguntas frecuentes