Documento administrativo electrónico y copias

El mapa del tema

Los artículos 46 a 53 organizan el ciclo documental electrónico: concepto y sustitución del ejemplar por datos de acceso; copias auténticas y órganos emisores; digitalización de documentos en papel; referencias temporales; foliado e integridad del expediente; acceso y copias; conservación, devolución y destrucción documental. (art. 46)

Artículo 46: definición

El documento administrativo electrónico comprende información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en soporte electrónico y conforme a un formato determinado. Además, debe poder identificarse y tratarse diferenciadamente, estar admitido por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y proceder de la actividad administrativa sujeta a Derecho administrativo. (art. 46)

Si, dentro de un procedimiento administrativo electrónico, el órgano actuante debe facilitar al interesado un ejemplar de un documento administrativo electrónico, puede sustituirlo por los datos necesarios para acceder a él mediante medios electrónicos adecuados. La regla se refiere expresamente a procedimientos tramitados por medios electrónicos. (art. 46)

Artículo 47: garantía de autenticidad

Es copia auténtica la realizada por órganos competentes de las Administraciones Públicas, cualquiera que sea su soporte, cuando quede garantizada tanto la identidad del órgano que realiza la copia como su contenido. Puede partir de un documento público administrativo o privado original o de otra copia auténtica. (art. 47)

Las copias auténticas deben expedirse siempre a partir de un original o de otra copia auténtica. Una vez expedidas conforme a esa exigencia, tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales, sin distinguir el soporte de la copia. (art. 47)

Artículo 48: órganos competentes

En el ámbito estatal pueden expedir copias auténticas los órganos emisores de los documentos originales, los órganos encargados de su custodia y archivo, los órganos previstos por sus normas de competencia y las oficinas de asistencia en materia de registros respecto de documentos presentados por los interesados para su remisión e incorporación a un expediente. (art. 48)

La expedición estatal de copias auténticas puede realizarse mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado. La habilitación registral se vincula a la emisión de copias de originales o copias auténticas. (art. 48)

Artículo 49: copia de documento presentado en papel

Cuando el interesado presenta en papel una copia de un documento público administrativo o privado para incorporarlo a un expediente, la Administración Pública debe digitalizarlo. El resultado es una copia electrónica que conserva el mismo valor que la copia presentada en papel. (art. 49)

La regla del artículo 49 se aplica cuando el interesado presenta en papel una copia de documento público administrativo o privado y pretende incorporarla a un expediente administrativo. La consecuencia jurídica prevista es la generación, mediante digitalización administrativa, de una copia electrónica con igual valor. (art. 49)

Artículo 50: modalidades temporales

Todo documento administrativo electrónico debe llevar asociada una modalidad de referencia temporal determinada por las normas reguladoras del procedimiento: marca de tiempo o sello electrónico cualificado de tiempo. Los sellos electrónicos de tiempo no cualificados son asimilables a las marcas de tiempo a todos los efectos. (art. 50)

La marca de tiempo consiste en asignar electrónicamente la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico. Debe utilizarse en todos los casos en que las normas reguladoras del procedimiento no establezcan el uso de un sello electrónico cualificado de tiempo. (art. 50)

Artículo 51: foliado e integridad

El foliado del expediente administrativo electrónico se realiza mediante un índice electrónico autenticado. Este índice tiene una doble función: garantizar la integridad del expediente y permitir su recuperación siempre que sea preciso. (art. 51)

El índice electrónico autenticado debe ser firmado por el titular del órgano que conforma el expediente para su tramitación. Si el expediente electrónico se forma automáticamente, el índice puede sellarse electrónicamente mediante un sistema que garantice su integridad. (art. 51)

Artículo 52: satisfacción del acceso

Para las personas interesadas que se relacionan electrónicamente con las Administraciones Públicas, el derecho de acceso al expediente electrónico y, en su caso, a obtener copia total o parcial, se satisface poniendo el expediente a disposición en el Punto de Acceso General electrónico o en la sede electrónica o sede electrónica asociada correspondiente. (art. 52)

La Administración destinataria de la solicitud debe remitir al interesado o, en su caso, a su representante, la dirección electrónica o localizador que permita acceder al expediente puesto a disposición. El acceso debe garantizarse durante el tiempo fijado por la política de gestión documental electrónica aplicable. (art. 52)

Artículo 53: documentos en papel

Los documentos aportados en papel que no puedan devolverse al presentarse se conservan, una vez digitalizados, a disposición del interesado durante seis meses para su recogida. Esta regla opera con independencia del procedimiento administrativo y de la Administración Pública destinataria, salvo que reglamentariamente se establezca un plazo mayor. (art. 53)

Tras el plazo de conservación, la destrucción debe realizarse conforme a las competencias culturales y archivísticas correspondientes, respetando las excepciones relativas a documentos con valor histórico, artístico, relevante o valor especial por firmas u otras expresiones. Los originales no electrónicos conservados en expedientes deben restituirse a sus oficinas, archivos o dependencias de origen. (art. 53)

No confundir

• La marca de tiempo asigna electrónicamente fecha y, en su caso, hora al documento. El sello electrónico cualificado de tiempo incorpora la intervención de un prestador cualificado que asegura exactitud e integridad. La marca se utiliza cuando las normas no exigen sello cualificado; el sello no cualificado se asimila a la marca. (art. 50)

Trampas de examen

• No basta con reproducir un documento para que exista copia auténtica. La copia debe realizarla un órgano competente de una Administración Pública y garantizar la identidad del órgano y el contenido. Además, debe proceder de un original o de otra copia auténtica. (art. 47)
• En un procedimiento administrativo tramitado electrónicamente, la obligación de facilitar un ejemplar de un documento administrativo electrónico puede satisfacerse entregando los datos necesarios para acceder a él por medios electrónicos adecuados. Por tanto, el artículo contempla una sustitución del ejemplar por datos de acceso. (art. 46)
• El artículo 51 no limita cada documento electrónico a un único expediente. Expresamente permite que un mismo documento electrónico forme parte de distintos expedientes administrativos, mientras el índice electrónico autenticado asegura la integridad de cada expediente. (art. 51)
• La conservación a disposición del interesado durante seis meses admite una excepción expresa: la Administración correspondiente puede establecer reglamentariamente un plazo mayor. La regla se aplica a documentos en papel y a documentos electrónicos aportados dentro de un dispositivo que no puedan devolverse inmediatamente. (art. 53)
• La generación de copias electrónicas auténticas desde documentos no electrónicos conservados en expedientes y series documentales no implica su destrucción inmediata. El artículo 53 ordena restituir esos originales o copias auténticas a sus oficinas, archivos o dependencias de origen, donde se aplica la normativa archivística específica. (art. 53)

Chuleta final

• Para identificar el documento administrativo electrónico, recuerda cuatro elementos: información electrónica, soporte electrónico, formato determinado e identificación y tratamiento diferenciados. También debe haber sido generado, recibido o incorporado por una Administración Pública en funciones sujetas a Derecho administrativo. (art. 46)
• Una copia auténtica solo se expide desde un original o desde otra copia auténtica. Esta exigencia aparece junto con la consecuencia de que la copia auténtica tiene la misma validez y eficacia que el documento original. (art. 47)
• En el ámbito estatal, memoriza cuatro grupos competentes para expedir copias auténticas: emisores del original, custodios y archivadores, órganos previstos por sus normas de competencia y oficinas de asistencia en materia de registros en el supuesto indicado por el artículo 48. (art. 48)
• La digitalización administrativa de una copia presentada en papel genera una copia electrónica. La equivalencia expresamente prevista es de valor: la copia electrónica tiene el mismo valor que la copia presentada en papel. (art. 49)
• La referencia temporal del documento administrativo electrónico puede consistir en marca de tiempo o sello electrónico cualificado de tiempo. Si las normas reguladoras no exigen sello cualificado, se utiliza la marca de tiempo. (art. 50)
• El índice electrónico autenticado es el instrumento de foliado del expediente electrónico. Su función es garantizar la integridad y permitir la recuperación. Como regla, lo firma el titular del órgano que conforma el expediente. (art. 51)
• El acceso al expediente electrónico se satisface mediante su puesta a disposición en el Punto de Acceso General electrónico o en la sede electrónica o sede electrónica asociada correspondiente. La Administración remite la dirección electrónica o localizador de acceso. (art. 52)
• Los documentos presentados por el interesado en formato electrónico dentro de un dispositivo que no puedan devolverse inmediatamente se conservan a su disposición durante seis meses una vez incorporados al expediente, salvo que reglamentariamente se establezca un plazo mayor. (art. 53)

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