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El mapa del tema
Visión general
El estudio de la redacción y comunicación escrita administrativa comprende cuatro grandes bloques:
- La instancia o solicitud administrativa: análisis pormenorizado del contenido mínimo obligatorio del art. 66 de la Ley 39/2015 y subsanación del art. 68.
- Tipología de documentos administrativos: características formales y funcionales de oficios, notas interiores, certificados, diligencias, informes y resoluciones.
- Criterios de redacción y lenguaje administrativo claro: estructura lógica del texto, sintaxis directa, brevedad de párrafos, uso preferente de voz activa y eliminación de fórmulas formularias obsoletas.
- Lenguaje no sexista e inclusivo: pautas y recursos lingüísticos normativos (sustantivos genéricos, colectivos, omisión de determinantes, desdoblamientos moderados).
1. La Instancia o Solicitud (Art. 66 Ley 39/2015)
La solicitud es el documento por excelencia con el que las personas físicas o jurídicas inician un procedimiento administrativo a instancia de parte.
Contenido Mínimo Legal Obligatorio (Art. 66.1):
- Identificación personal: nombre y apellidos de la persona interesada y, en su caso, de la persona que actúe en su representación.
- Medio de notificación: identificación precisa del medio electrónico o, en su defecto, lugar físico en que desea que se practiquen las notificaciones. Opcionalmente, correo electrónico o dispositivo para avisos informativos.
- Cuerpo expositivo y petitum: hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud (EXPONE y SOLICITA).
- Datación: lugar y fecha de emisión.
- Firma: firma de la persona solicitante o acreditación fehaciente de la autenticidad de su voluntad por cualquier medio válido en derecho.
- Destino: órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige y su correspondiente código de identificación (código DIR3).
2. Tipología de Documentos Administrativos
| Tipo de Documento | Emisor / Receptor | Finalidad principal | Rasgo formal distintivo |
|---|---|---|---|
| Instancia / Solicitud | Ciudadanía → Administración | Iniciar un trámite o pedir una prestación/derecho | Estructura tradicional encabezamiento, exposición y petición |
| Oficio | Órgano administrativo → Otro órgano o entidad/ciudadano | Comunicación formal entre dependencias públicas | Tono institucional, referencia de salida y asunto |
| Nota Interior | Entre unidades del mismo órgano | Comunicación interna ágil de trámite | Formato simplificado sin formalismos solemnes |
| Certificado | Órgano con fe pública → Interesado/Tercero | Acreditar fehacientemente hechos, situaciones o datos que constan en registros o expedientes públicos | Fórmula preceptiva «CERTIFICO: Que...» |
| Diligencia | Funcionario actuante → Expediente | Dejar constancia formal de la realización de un trámite o acto procesal | Firma directa del funcionario con fecha y hora |
| Informe | Técnico/Asesor → Órgano decisor | Proporcionar elementos de juicio técnico o jurídico para fundamentar una resolución | Estructura de antecedentes, consideraciones y conclusiones |
3. Principios del Lenguaje Administrativo Claro
El movimiento de lenguaje claro (Plain Language) impulsado por el IVAP persigue:
- Estructura lógica: orden cronológico o temático de ideas; una idea principal por párrafo.
- Frases breves: longitud media recomendada de entre 15 y 25 palabras.
- Voz activa: preferir «El Ayuntamiento resolverá...» frente a «Por parte del Ayuntamiento será resuelto...».
- Eliminación de arcaísmos y giros redundantes: desterrar giros como «en virtud de lo cual vengo en solicitar», «el que suscribe», «a mayor abundamiento», «dése traslado al interesado».
- Diseño visual accesible: uso de encabezados descriptivos, negritas con moderación, listas numeradas y tipografía legible.
4. Pautas de Lenguaje No Sexista en la Administración
El IVAP y Emakunde establecen directrices claras para evitar el sexismo lingüístico sin perder la corrección ni la fluidez gramatical:
| Recurso recomendado | Ejemplo incorrecto / sexista | Alternativa correcta / inclusiva |
|---|---|---|
| Sustantivos colectivos | Los funcionarios de la Diputación | La plantilla o el funcionariado de la Diputación |
| Nombres genéricos | Los ciudadanos de Euskadi | La ciudadanía de Euskadi |
| Construcciones con «persona» | El solicitante deberá aportar... | La persona solicitante deberá aportar... |
| Pronombres y relativos | El que resulte adjudicatario... | * Quien resulte titular de la adjudicación...* |
| Omisión de determinantes | Los interesados que lo deseen... | Quienes tengan interés y lo deseen... |
| Desdoblamiento moderado | Solo cuando aporte claridad contextual | Las trabajadoras y los trabajadores |
Trampas de examen
- «En la solicitud administrativa basta con indicar el nombre y la firma, el lugar para notificaciones es opcional». Falso: la identificación del medio o lugar para la práctica de notificaciones es un requisito mínimo obligatorio del art. 66.1.
- «El oficio es el documento utilizado por la ciudadanía para pedir ayudas públicas». Falso: el documento del ciudadano es la instancia o solicitud; el oficio es una comunicación emitida por la Administración.
- «El lenguaje no sexista exige usar la arroba (@) en los textos administrativos». Falso: las guías del IVAP rechazan expresamente el uso de símbolos como @ o x en documentos oficiales.
- «Una certificación administrativa puede ser firmada por cualquier empleado de la oficina». Falso: la certificación exige competencia específica de fe pública atribuida por norma (secretarios, jefes de servicio habilitados).